Qua nhiều năm nghiên cứu về giải pháp quản lý tài liệu và tìm hiểu khảo sát thực tế trên mười nghìn doanh nghiệp chúng tôi đã đưa ra một số những bất cập trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp như sau:

KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP KHI QUẢN LÝ TÀI LIỆU THỦ CÔNG

Hầu hết các doanh nghiệp đang quản lý tài liệu, giấy tờ bằng phương pháp thủ công.
Việc tìm kiếm tài liệu trên giấy thường khá lâu, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc.
Các tài liệu dễ bị mất/thất lạc (trung bình 7,5% tài liệu bị mất, 3% bị lưu trữ nhầm vị trí)
Khó khăn trong việc quản lý và sử dụng khi 1 tài liệu có nhiều những phiên bản khác nhau.
Không thống nhất đồng bộ việc sử dụng chung tài liệu giữa các cán bộ.

Và từ những nhu cầu thực tế của thị trường cũng như của các doanh nghiệp, Công ty cho ra đời Phần mềm quản lý tài liệu V-DOC. V-DOC sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả nhất. 

NHỮNG LỢI ÍCH V-DOC MANG LẠI CHO DOANH NGIỆP

Tạo ra 1 thư viện điện tử dùng chung
Lấy nhanh tài liệu ra để khai thác
Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu
Khả năng đánh chỉ mục mềm dẻo theo nhiều chỉ tiêu khác nhau
Khả năng tìm kiếm toàn văn
Khả năng lưu trữ điện tử nhanh chóng và tiện lợi
Dễ dàng sử dụng chung các file
Tăng cường độ bảo mật
Tốn cực ít diện tích
Giảm chi phí - Tăng lợi nhuận
Tiết kiệm nguồn nhân lực
Chi phí thấp
Xây dựng hệ thống các kho văn bản, tài liệu điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Giảm khoảng cách, tăng hợp tác: Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nối Internet là người dùng có thể tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đi công tác nước ngoài.

Chuẩn hóa các quy trình quản lý thông tin nội bộ, văn bản tài liệu, hồ s
Làm việc theo phong cách chuyên nghiệp, hiện đại, nhanh chóng, chính xác, hiệụ quả nâng cao tầm vóc, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

CÁC ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA V-DOC

Bảo mật an toàn: Dữ liệu luôn được tự đông sao lưu dự phòng, lưu lại dấu vết của việc xoá; sửa; check in; check out dữ liệu.
Chính xác tốc độ: V-DOC tìm kiếm dữ liệu theo các thông tin đầu vào tuyệt đối chính xác, và với việc luôn luôn cập nhật công nghệ mới sẽ giúp phần mềm tăng tốc độ trong việc xử lý và tìm kiếm.
Thân thiện: V-DOC được thiết kế để giúp người dùng quản lý dễ dàng tất cả mọi chức năng của ứng dụng. Các biểu tượng, trợ giúp, giao diện, cho phép thao tác rất dễ dàng.
Giàu tính năng: V-DOC được xây dựng cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ. Quản trị, bảo mật và người dùng được quản lý và sửa đổi dễ dàng qua các công cụ này.
Dễ cài đặt: V-DOC có thể cài đặt và chạy chỉ trong vòng mười phút.
Đa ngôn ngữ: V-DOC có đặc tính đa ngôn ngữ cho phép người quản trị dễ dàng dịch ứng dụng từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác.
Phân quyền chặt chẽ: V-DOC có thể mở rộng các vai trò mới và cho phép quản trị thêm người sử dụng vào các vai trò đó. Các module chức năng được người quản trị phân quyền cho các vai trò với các quyền xem, sửa, xóa, download khác nhau.
Mở rộng: V-DOC cho phép mở rộng không giới hạn các tính năng mới theo yêu cầu của người sử dụng và không hề làm ảnh hưởng đến các chức năng đang hoạt động, không hề làm gián đoạn sự vận hành liên tục của chương trình
Dễ triển khai: Cài đặt trên 1 máy tính, sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
Nền tảng: Xây dựng trên giao diện Website, sử dụng đơn giản, dể dàng

CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG

V-DOC sử dụng công nghệ chính sau trong kiến trúc:

Hệ điều hành hỗ trợ ASP.NET (Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows XP có SP2, v.v…).
ASP.NET framework (V-DOC chạy trên ASP.NET 3.5 framework)
Web forms
Microsoft Internet Information Services 
Microsoft SQL Server 2005 (Express, Standard, hay Enterprise)

Phần mềm quản lý tài liệu V-DOC đã triển khai thành công cho nhiều khách hàng lớn như: Chi nhánh Viện Dầu Khí Việt Nam - Trung Tâm NGhiên Cứu Kinh Tế và Quản Lý Dầu Khí, Cục Bảo Vệ Chăm Sóc Trẻ Em - Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội, Công ty TNHH Lam Sơn... đã khẳng định hiệu quả mà V-DOC mang lại cho các Doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm. Với kinh nghiệm triển khai phần mềm chúng tôi hi vọng Vietmos sẽ là đối tác tin tưởng nhất khi các doanh nghiệp đan quan tâm đến Phần mềm quản trị.